「ビジネスマナー」の基本

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ビジネスマナー

ビジネスマナーについて

ビジネスマナーは正確な知識でしっかりと身に着けることで、対企業での信頼度の向上や、コミュニケーションを円滑に進める上で非常に役に立ちます。

きちんと出来ている人は少ないので、社内でも一目置かれ、お手本的存在になれるかもしれません。

ビジネスマナーの基本とその種類や、増えてきているテレワーク上でのマナーについても解説していきたいと思います。

ビジネスマナーとは?

ビジネスマナーとは社外、社内関係なく仕事をする上で人と関わるうえで必要最低限の作法をさします。ビジネスで関わる相手に不快な思いをさせないように、仕事が円滑に進むように意思疎通やコミュニケーションの基盤として意識しておくことが大切です。

ビジネスマナーはどうして必要なの?

ビジネスマナーは業務を進めるうえで、基礎となる部分ですから社会人になったらマスターするべきものといえます。

いくら効率よく業務を遂行できても、ビジネスマナーができていなければ、ビジネスパーソンとして一人前とはいえないでしょう。

ビジネスマナー習得のメリット

ビジネスマナーを身に着けると、信頼感を向上させたり、相手に好印象を与えたり、所属している会社のイメージアップができます。

取引先にも、従業員ひとりひとりが必要不可欠なビジネスマナーを習得しているときちんと管理が出来ている会社という印象をあたえます。

逆にビジネスマナーの習得がなされていないと、他の面で不安感・不信感を与えてしまう可能性もありますので注意が必要です。

ビジネスマナーを習得していないとどうなる?

ビジネスマナーを習得していないと、基本的なエチケットや暗黙の了解や気遣いが出来ないため、TPOもわきまえられず企業全体のイメージダウンになり、悪い印象になってしまいます。

ですので、企業は新入社員からベテランの社員まで一貫したビジネスマナー向上の為の研修や指導の時間を設ける必要があるでしょう。

ビジネスマナーの基本と種類

社会人としてはずかしくない行動を取れるように、確りと基本的なビジネスマナーについて紹介していきます。

身だしなみのマナー

例えば、ビジネスシーンで初めて会う人が髪の毛がボサボサで、爪も長く汚れていて、洋服もシワだらけ、靴も手入れしていない様子だったならあなたならその人の事をどう思われますか?

「あまり長く話していたくないな・・・。」

「仕事も雑そうで不安だな・・・?」

等とマイナスなイメージを抱くと思います。

TPOをわきまえないと、相手にも失礼ですし、幾らいい仕事の内容でもそれだけで関係性を一気に壊してしまう恐れもあります。

第一印象は大切なので、清潔感のある恰好でいる事を意識しましょう。

挨拶のマナー

毎日の挨拶で、社内外とわずキチンと出来る人は相手に対して好印象を持たれます。

・自分から率先して

・相手の名前を付けて

・大きな声で

・相手の顔(目)をみて

・明るく

・元気な声で

これができれば理想的です。挨拶はビジネスシーンのみならず、その振る舞い方で相手との距離が縮まったり、与える印象が左右されたりするとても重要な要素です。

言葉遣いのマナー

色々な立場や役職の人とのコミュニケーションが求められる社会人において正しい言葉遣いは重要です。

特に尊敬語と謙譲語も正しく使い分けて社内外の人と適切にコミュニケーションをとりましょう。

電話対応などは特に間違った言葉遣いになりがちです。

電話で社内の目上の人を指す場合などは敬称は付けないなどのマナーを抑えて正確に対応できるよう心掛けたいものです。

例)

×「大変申し訳ございません。現在〇〇社長は席を外しております。」

〇「大変申し訳ございません。現在〇〇は席を外しております。」

姿勢とお辞儀のマナー

第一印象を左右する、姿勢やお辞儀。胸を軽く張って背筋が伸びている姿勢は相手にも好印象で信頼感を与えますので常に姿勢に意識し習慣づけると良いでしょう。

お辞儀は体の角度によって意味が異なるので、シーンによって使い分けます。

15度のお辞儀(会釈)は、社内の人と軽くすれ違う時、親しい間柄の挨拶時に使います。

30度のお辞儀である敬礼は、取引先企業への訪問時や、出勤や退社時の挨拶など、より丁寧であらたまった場面で使用しましょう。

名刺交換時のマナー

名刺交換時は、社外や取引先などと最初に行うので失礼の無いように正しい手順を覚えておきましょう。

「名刺交換の手順」

1.名刺を名刺入れから取り出す

2.名刺入れの上に乗せ、相手にとって正の方向に持ちます。この時文字が指で隠れないようにする。

3.名刺交換の相手の目をみて、会社名・名前を名乗り、「よろしくお願いします」とあいさつをする(※立場が上の人から順に)

4.右手で自分の名刺を渡し、左手で相手の名刺をうけとります。名刺入れは左手で持って名刺入れの上に相手の名刺を重ねてうけとります。

5.相手の名刺をうけとったら「頂戴いたします」といって、胸の前で相手の名刺を確認する

6.着席する際は、机に名刺入れを置き、その上にいただいた名刺をのせる。名刺交換が複数人いる場合、一番役職の高い人の名刺を名刺入れの上に置き、その他の人を分かりやすい様に席順に並べて置いて問題ありません。

企業はロールプレイングしてキチンとした名刺交換が出来る様に指導を行いましょう。

電話対応のマナー

電話対応をする際は、企業の代表として話している意識をもち、相手に寄り添い、誠実な対応をすることが大切です。

・取引先や顧客の代表と話すイメージを持つ。

・社内の目上の人に敬称をつけないようにしましょう。

・受話器は3コール以内に取る。

・声のトーンを上げ、明るい声で話す。

・電話内容は確りとメモをとり正確に伝える

・伝達にタイムラグがある場合はビジネスチャットやメールを利用して伝達します。

例)

〇〇会社の○○部署の○○様から〇〇時に入電があり、○○の件でご相談があるとのことで、電話を頂きたいそうです。

メール・文書作成

メールや文書の作成は、形式的なマナーが細かく定められているため、正しく知識を知ることが大切です。

・TO,CC,BCCの意味を理解しましょう。

・件名は正しく何の要件のメールか分かりやすく簡潔に付けましょう。

・署名等はメールソフトの機能を使い作業の効率化を図りましょう。

会社によって署名が定型化されている場合もあります、定型化されている場合それに合わせたものを使用しましょう。

社会人としての心構え

日々の仕事の見返りとして報酬をもらっていることを意識し、責任感や当事者意識をもって、企業に利益をもたらす働きをしましょう。

教えてもらった内容はしっかりとメモをとることや、わからないことは積極的に質問するなど、能動的な姿勢で業務に向き合うことが大切です。

また、定められたルールを遵守することや、基本的なビジネスマナーを実践するなどの姿勢も、社会人として大切な心構えのひとつです。

相手への気遣いと感謝

仕事は多くの人の支えや関わりの中で業務が進むので、取引先、上司や同僚には感謝の念を持った言動が大切です。相手への気遣いや感謝を忘れないようにしましょう。

一言感謝の気持ちを伝えるだけでもお互いのエンゲージメント向上や、モチベーション向上も期待できます。

報連相の意識

報告・連絡・相談を意識しておくことで、円滑な業務遂行と、正確で漏れのない作業に繋がります。特に報連相の意識は、何かトラブルがあった場合にその重要性を発揮します。

上司や同僚に相談や連絡をする事でトラブルが悪化しないようにしたり、または未然に防ぐ事もできます。自分の困ったシーンでは、同僚に相談するとアドバイスをくれたりもします。

問題の影響の範囲を広げないためにも、スピーディーな報連相をおこないましょう。

テレワークにおけるマナー

テレワークが求められるシーンが増えた昨今ですが、相手と直接顔をあわせない分、こまめな報連相や、積極的な意思疎通をはかるなどの対応が求められます。

社内SNSやビジネスチャットを利用して、お互いの勤務状況を確認し、コミュニケーションの円滑化をはかりましょう。

また、複雑な業務連絡や、重要な案件などについては、文字だけでは認識の相違が起こったり見落としたりする可能性もあるため、音声・ビデオ通話を適切に活用し、互いの認識をすりあわせることが大切です。

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