「電話」をかける時のマナー

電話をかける時のマナー ビジネスマナー
電話をかける時のマナー

かける時間帯を気にしましょう

かける時間帯を気にしよう

通常会社に電話をかける場合は、就業時間内に済ませる様にするのがマナーという事と、昼12時~13時は相手方が昼食を取っていることを踏まえて避けるのが常識です。

また、始業後・終業前30分は忙しくなるのが一般的な時間帯ですので、緊急時以外はかけないようにしましょう。

スマートフォンを個々が持つようになって、時間帯を意識しないような人が増えているように思いますが、個人宅に電話をする場合は、目安は午後9時までにします。

また、仕方がなく夜遅くなってしまう場合は、「夜分遅くに申し訳ありません。」と一言添えるようにしましょう。

しかし、相手方の家庭の生活スタイルにより違いますので、予め確認を取るのがスマートですね。

小さなお子さんのいる家庭や、仕事的に朝早起きな職種をされている場合もありますので、相手方に合わせて電話をしましょう。

重要な要件は携帯電話より固定電話へかける

重要な要件は携帯電話より固定電話

スマートフォンはいつでも、どこでもかけられて急用の連絡でもすぐに対応できるという便利な携帯電話ですが、デメリットもあります。

何故かといいますと通信環境によっては、周囲の雑音が入ったり、電波状況が悪いと聞こえずらかったり、途中で切れてしまったりする場合があるからです。

大変重要な連絡事項や、お話をしている最中に音声が途切れ途切れになってしまっては、正確に伝わっているかも曖昧になってしまいますし、お互いにイライラすることになってしまいます。

どうしても固定電話が使えない場合以外は、携帯電話は大切な相手への電話には使わないようにしたいものです。

話す相手が不在だった場合のマナー

話す相手が不在だった場合

取引先や顧客先などに電話をかけてあいにく相手が不在だったというケースは多々ありますね。

この場合は、こちらからかけた電話なのだから、かけ直すのが基本です。

そして、相手が居ないからといって「そうですか」とそのまま電話切り、不在中なのに頻繁に何度も電話をかけるようでは「デキる大人」ではありません。

話したい相手が、休暇中なのか、病欠なのか今日中に戻るのか、不明な場合はどのような理由で不在なのかをキチンと聞き、当日中に戻らない等といった場合は、「いつ頃に戻られる予定でしょうか」と確認してもし不明な場合は、「また日を改めてご連絡致します。」と言い電話を閉じ、何度もかけない様にしましょう。

伝言を依頼する場合は電話口相手の名前を確認をしましょう

伝言を依頼する場合、電話口相手の名前を確認

お話したい相手が外出等で不在の時に、電話口の相手が「伝言致しましょうか」や「こちらからかけ直し致します」等と申し出てくれた場合は、遠慮せず依頼しましょう。

その時には「恐縮ではありますが、お戻りになられましたらご連絡下さいますようお伝え下さい。」などとお願いをし、再度自分の会社名・部署・名前・連絡先電話番号を正確に伝えましょう。

この際、相手方が復唱してくれたら良いですが、無い場合は「復唱いただいてもよろしいでしょうか

」と復唱してもらい、正確に情報が伝わっているかを確認すれば安心ですね。

また、対応してくれている電話口の相手に「失礼ですが、お名前をお教えください。」と、名前を確りと確認しましょう。

挨拶は短く済ませ用件をスマートに伝えるようにしましょう

挨拶は短く済ませ用件をスマートに伝えるようにしよう

仕事の電話は、相手の仕事の事を思いやり挨拶は手短にしてすぐに用件に入り、簡潔にすませるのが大人の常識です。

世間話など前置きがやたら長くて、本題の話が少しでは相手にとって迷惑なもの。

コミュニケーションは別の場で取ればよいのです。

もし電話の相手が忙しい場合でしたら、なおさらイライラさせてしまいますし、失礼にあたります。

長くなる用件の場合のマナー

長くなる用件の場合は先に伝えましょう

話が重要で、長くなってしまうような要件を話す場合は、「話が長くなってしまいますが、今、時間は宜しいでしょうか。」と前もって確認をするのが礼儀です。

何の断りもなく、いきなり長話をされては相手も忙しいかもしれませんし、迷惑になってしまいます。

どうしても込み入った用件で長くなる場合が多いですので、相手の状況を考えずに先走って長話をすると独りよがりだと不快感を与えかねません。そんな様では、良いお話はできませんね。

相手の都合が悪いようでしたら、相手に合わせて時間が取れる日を聞き、あらためて電話をするようにしましょう。

電話はかけた方から切りましょう

電話はかけた方から切りましょう

皆さんは普段どらから電話を切るか意識した事はありますか?

マナーとしては、電話はかけたほうから切るのが基本なのですが、

もし、電話の相手が顧客や目上の上司、先輩の場合は、自分からかけた電話でも、相手が切ったのを確認してから電話を切るのが常識となっています。

もし通話中に電波の不具合などで電話が切れてしまった時には、かけたほうからかけ直すようにしましょう。

電話を切る際、「失礼いたします」「ごめんくださいませ」と終わりの挨拶をしても、すぐに受話器を置いてはいけない。

一呼吸置いてから静かに受話器を置くのがマナーである。

固定電話で受話器がある場合、ガチャンと大きな音を立て受話器を乱雑に置くのは、相手に対して大変失礼となるので気を付けてゆっくりと置いてください。

話した内容は必ずメモしましょう

電話で話をしているものの、話が前後したりうまく説明できずにしどろもどろになったり、切ったあとに大事な用件を話わすれたことに気がついてかけ直したり。

これでは、仕事ができないヤツと思われても仕方がありません

その様な事にならないように、電話をかける前には伝えたい内容をメモに書き出して、自分の中で整理し、簡潔に伝えられるようにしておきましょう。

また、電話の相手との会話内容も忘れない様、書き留めておくことも忘れずに。

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